Politique de confidentialité

1. Introduction et champ d'application

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit la manière dont Kaalissy SARL collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel des utilisateurs de la plateforme Kaalissy (le « Service »).

Elle s'applique à l'ensemble des interactions avec le Service : application mobile, espace web pour les professionnels, outils d'administration et communications associées.

Elle s'inscrit dans la démarche générale de Kaalissy en matière de protection des données personnelles et s'inspire des principes du Règlement général sur la protection des données (RGPD), tout en tenant compte du cadre juridique applicable en République de Guinée.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Kaalissy SARL (en cours d'immatriculation), dont le siège social est situé à Conakry, République de Guinée.

Toute question relative au traitement des données personnelles peut être adressée à contact@kaalissy.com.

3. Données collectées

Kaalissy collecte différentes catégories de données personnelles, en fonction des interactions de l'Utilisateur avec le Service.

3.1 Données d'identification et de contact. Nom, numéro de téléphone, adresse électronique, langue préférée et, le cas échéant, photographie de profil.

3.2 Données professionnelles (Espace Business). Dénomination commerciale, secteur d'activité, ville et adresse d'exercice, effectif et, lorsqu'ils sont fournis, identifiants d'immatriculation (NIF, RCCM).

3.3 Données relatives aux opérations financières. Transactions, catégories, montants, moyens de paiement, coordonnées des clients et des fournisseurs, factures, budgets, prêts entre proches, tontines, ainsi que les documents joints par l'Utilisateur (reçus, justificatifs).

3.4 Préférences et paramétrage. Devise principale, langue, thème d'affichage et préférences de notification.

3.5 Données techniques. Adresse IP tronquée, type d'appareil, version de l'application, identifiants techniques nécessaires à l'envoi des notifications, journaux d'événements liés à la sécurité et au fonctionnement du Service.

3.6 Données vocales et images. Lorsque l'Utilisateur utilise les fonctionnalités de saisie vocale ou de reconnaissance de reçus, des enregistrements audio ou des images peuvent être traités à des fins de reconnaissance et de saisie automatique.

4. Finalités du traitement

Les données personnelles sont traitées aux fins suivantes :

• création, administration et opération des comptes ;
• fourniture des fonctionnalités du Service et exécution des demandes de l'Utilisateur ;
• amélioration continue du produit et de l'expérience utilisateur ;
• sécurité du Service et prévention de la fraude, notamment la validation manuelle des comptes professionnels ;
• communication liée au Service (informations opérationnelles, notifications, réponses aux demandes de l'Utilisateur) ;
• communications commerciales, dans les conditions prévues par la loi et sous réserve du consentement de l'Utilisateur lorsqu'il est requis ;
• respect des obligations légales et réglementaires applicables à Kaalissy.

5. Bases légales

Les traitements réalisés par Kaalissy reposent, selon les cas, sur les bases légales suivantes :

• l'exécution du contrat conclu avec l'Utilisateur, pour la fourniture du Service et de ses fonctionnalités essentielles ;
• le respect d'obligations légales applicables à Kaalissy, notamment en matière comptable, fiscale ou de lutte contre la fraude ;
• l'intérêt légitime de Kaalissy à assurer la sécurité du Service, à en prévenir les usages abusifs et à l'améliorer sur la base d'analyses agrégées ;
• le consentement explicite de l'Utilisateur pour certains traitements spécifiques, notamment la saisie vocale, la reconnaissance d'images ou l'envoi de communications commerciales.

L'Utilisateur peut, à tout moment, retirer son consentement pour les traitements qui en dépendent, sans que ce retrait n'affecte la licéité des traitements réalisés antérieurement.

6. Prestataires et sous-traitants

Kaalissy s'appuie sur des prestataires techniques spécialisés pour exploiter le Service. Ces prestataires n'accèdent qu'aux données strictement nécessaires à l'accomplissement de leur mission, dans le cadre d'engagements contractuels garantissant un niveau de protection approprié.

Sans nommer chacun d'eux, ces prestataires interviennent dans les catégories suivantes :

• prestataires d'hébergement cloud sécurisé (calcul, bases de données, mémoire cache) ;
• prestataires d'hébergement de fichiers (documents, images, enregistrements) ;
• prestataires de communication (courriel, messagerie SMS) ;
• prestataires de notifications push ;
• prestataires d'intelligence artificielle et de traitement automatisé, pour les fonctionnalités de reconnaissance vocale, d'analyse de reçus et de suggestion ;
• prestataires de mesure d'audience et d'analyse produit, dans des conditions préservant l'anonymat des utilisateurs.

La liste détaillée des prestataires peut être communiquée à l'Utilisateur sur simple demande écrite adressée à contact@kaalissy.com.

7. Durée de conservation

Kaalissy conserve les données personnelles pendant les durées nécessaires à la réalisation des finalités poursuivies :

• données de compte : pendant toute la durée d'existence du compte ;
• données de compte après demande d'effacement : jusqu'à trente (30) jours, afin de permettre la rectification d'une éventuelle demande accidentelle et l'accomplissement des opérations techniques de suppression ;
• données financières et documentaires soumises à une obligation légale de conservation : pendant la durée légale applicable, notamment en matière comptable et fiscale ;
• enregistrements vocaux et images utilisés pour la reconnaissance automatique : conservés pendant une durée maximale de quatre-vingt-dix (90) jours après leur traitement ;
• journaux techniques et de sécurité : conservés pendant une durée maximale de trente (30) jours, sauf incident justifiant une conservation plus longue à des fins d'analyse.

Passées ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

8. Transferts hors Guinée

Certains traitements peuvent impliquer un transfert de données personnelles vers des pays situés hors de la République de Guinée, notamment au sein de l'Union européenne ou d'autres juridictions dans lesquelles les prestataires techniques sont établis ou opèrent.

Kaalissy sélectionne ses prestataires selon des critères stricts de sécurité et de conformité, et met en place des garanties contractuelles appropriées, telles que des clauses contractuelles types reconnues au niveau international, afin d'assurer un niveau de protection substantiellement équivalent à celui prévu par les meilleures pratiques internationales.

9. Droits des personnes concernées

L'Utilisateur dispose des droits suivants sur ses données personnelles :

• droit d'accès aux données le concernant ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l'effacement de ses données, dans les conditions prévues par la loi ;
• droit à la limitation du traitement dans certains cas ;
• droit à la portabilité des données qu'il a fournies à Kaalissy ;
• droit d'opposition au traitement pour des motifs légitimes ;
• droit de retirer son consentement, lorsque le traitement en dépend ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment depuis les paramètres du compte, lorsque la fonctionnalité est disponible, ou par écrit à l'adresse contact@kaalissy.com. Kaalissy peut demander à l'Utilisateur de justifier de son identité avant de donner suite à sa demande.

10. Sécurité

Kaalissy met en œuvre des mesures organisationnelles et techniques adaptées pour préserver la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données personnelles, en tenant compte de l'état de l'art, des coûts de mise en œuvre et de la nature du traitement.

Ces mesures comprennent notamment :

• le chiffrement des communications au moyen de protocoles reconnus (TLS) ;
• le chiffrement au repos des bases de données et des fichiers stockés ;
• le hachage des mots de passe à l'aide d'algorithmes cryptographiques éprouvés ;
• des contrôles d'accès stricts, fondés sur le principe du moindre privilège, avec authentification renforcée pour les accès sensibles ;
• la journalisation et la surveillance des accès aux données sensibles ;
• des procédures régulières de sauvegarde et de restauration ;
• la sensibilisation continue des équipes aux enjeux de protection des données.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des Utilisateurs, Kaalissy prend les mesures correctives appropriées et procède, le cas échéant, aux notifications requises par la loi.

11. Cookies et technologies similaires

Kaalissy limite le recours aux cookies et technologies équivalentes à ce qui est strictement nécessaire au bon fonctionnement du Service et à la mesure anonyme de son audience.

Sont notamment utilisés :

• des cookies techniques indispensables à la connexion, à la sécurité et à la préservation des préférences de l'Utilisateur ;
• des cookies de mesure d'audience anonymisée, permettant d'améliorer le Service sans identifier individuellement les Utilisateurs.

Aucun cookie publicitaire tiers n'est déposé sur les terminaux des Utilisateurs. Lorsque le consentement est requis par la loi, il est demandé préalablement au dépôt des cookies non essentiels.

12. Modifications de la politique

La présente Politique peut évoluer pour tenir compte des évolutions du Service ou du cadre juridique applicable. En cas de modification substantielle, l'Utilisateur est informé, dans un délai raisonnable, par notification dans l'application ou par courriel, avant l'entrée en vigueur des changements.

La date de dernière mise à jour est indiquée en tête du présent document.

13. Contact et réclamations

Toute question relative à la présente Politique ou à l'exercice des droits reconnus par la réglementation applicable peut être adressée à Kaalissy SARL, Conakry, République de Guinée, ou par courriel à contact@kaalissy.com.

L'Utilisateur qui estime que le traitement de ses données personnelles constitue une violation de la réglementation applicable peut également introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente.